Informativa su G Suite for Education per i genitori e i tutori

Gentili genitori e tutori,

A partire dall’anno scolastico 2019/20 il nostro Istituto ha attivato la G Suite for Education, un insieme di applicativi messi a disposizione gratuitamente da Google per le scuole, al fine di facilitare, sostenere e motivare l’apprendimento attraverso le nuove tecnologie. 

Questa “Suite” è costituita da un insieme di applicazioni. Le principali sono: Gmail, Calendar, Google Drive, Classroom e sono utilizzati da decine di milioni di studenti in tutto il mondo. Nel nostro istituto, gli studenti utilizzeranno i loro account G Suite per eseguire i compiti, comunicare con i loro insegnanti, e apprendere le competenze di cittadinanza digitale. 

Ad ogni studente del nostro istituto sarà fornito un account personale del tipo     nome.cognome@icsmoiseloriadidattica.org, attraverso il quale potrà accedere ai suddetti servizi.

L’informativa riportata di seguito risponde alle domande più comuni su come Google può o non può utilizzare le informazioni personali di vostro figlio, tra cui:

• Quali informazioni personali raccoglie Google?

• In che modo Google utilizza queste informazioni?

• Google divulga le informazioni personali di mio figlio?

• Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

• Mio figlio può condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account G Suite for Education?

Vi invitiamo a leggere con attenzione questo documento. 

La presente informativa descrive le informazioni personali che forniamo a Google in relazione agli account e in che modo Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali degli studenti collegate a tali account. 

Tramite i loro account G Suite for Education, gli studenti possono accedere e utilizzare i seguenti “Servizi principali” offerti da Google e descritti all’indirizzo: Terms of Service – G Suite: 

• Gmail

• Calendar

• Classroom

• Contatti

• Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli

• Drive

• Gruppi

• Google Meet

• Jamboard

• Keep

È possibile consultare l’informativa sulla privacy di G Suite for Education online all’indirizzo Terms of Service – G Suite. Consigliamo di leggere l’intero documento, ma di seguito indichiamo le risposte ad alcune delle domandi più comuni.

Quali informazioni personali raccoglie Google?

Quando crea un account studente, l’Istituto può fornire a Google determinate informazioni, tra cui, ad esempio, il nome, un indirizzo email e la password dello studente. 

Quando uno studente utilizza i servizi di Google, Google raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:

• Informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;

• Informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;

• Informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori;

• Numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione;

• Cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

In che modo Google utilizza queste informazioni? 

Nei Servizi principali di G Suite for Education, Google utilizza le informazioni personali degli studenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. 

Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Per gli utenti di G Suite Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account G Suite for Education) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account G Suite for Education.

Mio figlio può condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account G Suite for Education?

È consentito agli studenti di accedere a servizi Google come Documenti Google o Presentazioni Google, che includono funzioni in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google. 

Google divulga le informazioni personali di mio figlio?

Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

• Dietro autorizzazione del genitore o tutore. Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano G Suite for Education, se ha l’autorizzazione dei genitori (per i minori).

• Gli account G Suite for Education, in quanto account gestiti dall’Istituto, consentono agli amministratori l’accesso alle informazioni in essi archiviate.

• Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di G Suite for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.

• Per motivi legali. Google comunica informazioni personali a società, organizzazioni o persone che non fanno parte di Google qualora ritenga in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per:

  • Adempiere a leggi o norme vigenti, procedimenti legali o richieste governative obbligatorie.

  • Applicare i Termini di servizio vigenti, compresi gli accertamenti in merito a potenziali violazioni.

  • Individuare, prevenire o far fronte in altro modo a frodi, problemi tecnici o di sicurezza.

  • Tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, degli utenti di Google o del pubblico, come richiesto o consentito dalla legge.

Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

Quali sono le scelte a cui ho diritto come genitore o tutore?

Innanzitutto, puoi autorizzare la raccolta e l’utilizzo dei dati di tuo figlio da parte di Google. Se non dai la tua autorizzazione, non creeremo un account G Suite for Education per tuo figlio e Google non raccoglierà e non utilizzerà i dati di tuo figlio, come descritto in questa informativa.

Se autorizzi tuo figlio a utilizzare G Suite for Education, puoi accedere o richiedere l’eliminazione dell’account G Suite for Education rivolgendoti al Dirigente Scolastico. Se desideri interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati di tuo figlio puoi richiederci di utilizzare i comandi del servizio disponibili per limitare l’accesso di tuo figlio a determinate funzioni o servizi oppure eliminare completamente l’account di tuo figlio. Tu e tuo figlio potete anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account G Suite for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Se hai domande su come utilizziamo gli account G Suite for Education di Google o su quali scelte hai a disposizione, potrai rivolgerti al Dirigente Scolastico. Per ulteriori informazioni su come Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali per fornirci i servizi, ti invitiamo a leggere G Suite for Education Privacy Center (in inglese, all’indirizzo https://www.google.com/edu/trust/), l’Informativa sulla privacy di G Suite for Education (reperibile al seguente indirizzo web: Terms of Service – G Suite) e le Norme sulla privacy di Google (reperibile al seguente indirizzo web: Norme sulla privacy – Privacy e termini – Google) 

I Servizi principali di G Suite for Education ci sono forniti ai sensi del Contratto relativo a G Suite for Education(online)(all’indirizzo Termini di servizio di G Suite).

Regolamento

Il presente Regolamento disciplina l’uso della piattaforma G Suite for Education, utilizzata a partire dall’anno scolastico 2019/20, per tutto l’Istituto Comprensivo Statale Moisè Loria come supporto alla didattica. Il Regolamento si applica a tutti gli utenti titolari di un account appartenente al dominio “@icsmoiseloriadidattica.org”: docenti e studenti e la sua accettazione è condizione necessaria per l’attivazione e l’utilizzo dell’account. 

Per tutti gli studenti è inoltre indispensabile, a partire dall’anno scolastico 2020/21, il consenso dei genitori. 

Definizioni

Nel presente Regolamento i termini qui sotto elencati hanno il seguente significato:  

• Istituto: Istituto Comprensivo Moisè Loria – Via Moisè Loria 37, Milano.  

• Amministratore di sistema: il responsabile incaricato dal Dirigente Scolastico per l’amministrazione del Servizio.  

• Servizio: G Suite for Education, messo a disposizione della scuola da Google, secondo le modalità e con le limitazioni previste dal presente regolamento.  

• Fornitore: Google Inc. con sede in 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043.  

• Account: insieme di funzionalità, applicativi, strumenti e contenuti attribuiti ad un nome utente con le credenziali di accesso.  

• Utente: colui che utilizza un account del Servizio.  

• Guida di Utilizzo: Documento redatto dall’Istituto per indicare procedure ed operazioni da svolgere per l’utilizzo corretto del Servizio. 

Natura e finalità del servizio 

a) Il servizio consiste nell’accesso agli applicativi di Google Suite for Education. 

In particolare ogni utente avrà a disposizione una casella di posta elettronica, oltre alla possibilità di utilizzare tutti i servizi di G Suite for Education (Drive, Calendar, Moduli, Classroom, ecc) senza la necessità di procedere ad alcuna installazione per la loro funzionalità. 

b) Il servizio è inteso come supporto alla didattica e ai servizi correlati con le attività scolastiche in generale: pertanto gli account creati devono essere utilizzati esclusivamente per tali fini. 

Soggetti che possono accedere al servizio 

a) I docenti (tempo indeterminato e determinato) al momento dell’assunzione fino al termine dell’attività lavorativa presso l’Istituto. 

b) Gli studenti, per cui il servizio sarà fruibile fino al termine del percorso di studi presso l’Istituto. L’Amministratore ha inoltre limitato la fruibilità del servizio al dominio @icsmoiseloriadidattica.org pertanto essi potranno comunicare via mail solo con i membri interni all’Organizzazione. 

c) Altre categorie di utenti possono richiedere la creazione di un account, per necessità didattiche o di servizio; in questo caso l’accoglimento della domanda è a discrezione del Dirigente Scolastico.

Condizioni e norme di utilizzo

a) Per tutti gli utenti l’attivazione del servizio è subordinata all’accettazione del seguente Regolamento. 

b) L’utente può accedere direttamente dal suo account istituzionale collegandosi al sito dell’Istituto o a Google.it, inserendo il nome utente (attribuito dall’istituzione scolastica) e la password, fornita inizialmente dall’Amministratore o dai suoi delegati e successivamente modificata. 

c) Gli account fanno parte del dominio @icsmoiseloriadidattica.org di cui l’Istituto è proprietario.

d) In caso di smarrimento della password l’utente potrà rivolgersi direttamente all’Amministratore o ai suoi delegati utilizzando la seguente e-mail: admin@icsmoiseloriadidattica.org e admin-primaria@icsmoiseloriadidattica.org

e) Ogni account è associato ad una persona fisica ed è perciò strettamente personale. Le credenziali di accesso non possono, per nessun motivo, essere comunicate ad altre persone, né cedute a terzi. 

f) L’utente accetta pertanto di essere riconosciuto quale autore dei messaggi inviati dal suo account e di essere il ricevente dei messaggi spediti al suo account. 

g) I docenti si impegna a consultare giornalmente la propria casella di posta istituzionale a cui saranno inviate comunicazioni e informative. 

h) L’utente si impegna a non utilizzare il servizio per effettuare la gestione di comunicazioni e dati personali riservati. 

i) L’utente si impegna a non utilizzare il servizio per compiere azioni e/o comunicazioni che arrechino danni o turbative alla rete o a terzi utenti o che violino le leggi ed i Regolamenti d’Istituto vigenti. 

j) L’utente si impegna anche a rispettare le regole che disciplinano il comportamento nel rapportarsi con gli altri utenti e a non ledere i diritti e la dignità delle persone. 

k) L’utente si impegna a non trasmettere o condividere informazioni che possano presentare forme o contenuti di carattere osceno, blasfemo, diffamatorio o contrario all’ordine pubblico alle leggi vigenti in materia civile, penale ed amministrativa. 

l) E’ vietato pubblicare in rete materiale che violi diritti d’autore, o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale o che costituisca concorrenza sleale. 

m) L’utente s’impegna a non fare pubblicità, a non trasmettere o rendere disponibile attraverso il proprio account qualsiasi tipo di software, prodotto o servizio che violi il presente Regolamento o la legge vigente. 

n) L’utente è responsabile delle azioni compiute tramite il suo account e pertanto esonera l’Istituto da ogni pretesa o azione che dovesse essere rivolta all’Istituto medesimo da qualunque soggetto, in conseguenza di un uso improprio.

Trattamento dati personali 

a) L’Istituto si impegna a tutelare i dati forniti dall’utente in applicazione della normativa vigente in materia di privacy, ai soli fini della creazione e mantenimento dell’account. Il trattamento dei dati è disciplinato da quanto disposto nell’informativa privacy di Google for Education, reperibile all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html

b) Il servizio è erogato da Google che applica la propria politica alla gestione della privacy; l’utente può conoscere in dettaglio tale politica visitando il sito web del fornitore al seguente link: https://www.google.com/intl/it/policies/privacy/

Norme finali

1. In caso di violazione delle norme stabilite nel presente Regolamento, l’Istituto nella persona del suo rappresentante legale, il Dirigente Scolastico, potrà sospendere l’account dell’utente o revocarlo in modo definitivo senza alcun preavviso e senza alcun addebito a suo carico e fatta salva ogni altra azione di rivalsa nei confronti dei responsabili di dette violazioni. 

2. L’Amministratore ha accesso a qualsiasi dato memorizzato negli account creati, inclusa la mail. Pertanto in caso di attività anomale o segnalazioni relative a presunte violazioni del presente Regolamento, l’Amministratore si riserva la possibilità di controllare il contenuto degli account. 

Per ulteriori informazioni si rinvia al link: https://support.google.com/accounts/answer/181692?hl=it 

1. L’Istituto si riserva la facoltà di segnalare alle autorità competenti, per gli opportuni accertamenti ed i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni delle condizioni di utilizzo indicate nel presente Regolamento, oltre che delle leggi ed ai regolamenti vigenti. 

2. L’account sarà revocato dopo 20 giorni dal termine del percorso di studi presso l’Istituto per gli studenti e del rapporto lavorativo per i docenti assunti a tempo indeterminato e determinato (con termine incarico: 30 giugno). Nel caso di supplenze brevi, l’account sarà invece revocato dopo 7 giorni dal termine del contratto. Pertanto i suddetti utenti dovranno provvedere a scaricare e salvare dal proprio account i materiali e i file di interesse entro tale periodo.

Sicurezza e privacy 

In termini di privacy e titolarità dei dati, Google differenzia le norme in base al tipo di account di cui si è titolari: nel caso delle G Suite for Education i dati restano di proprietà dell’organizzazione scolastica e Google si impegna a non utilizzarli per i suoi scopi. É per questo motivo che le G Suite for Education sono uno strumento davvero sicuro e valido. 

Per ulteriori informazioni, potete consultare la pagina https://support.google.com/a/answer/139019?hl=it 

Documentazione ed info

Per eventuali chiarimenti riguardanti G Suite for Education consultare la relativa documentazione: https://gsuite.google.it/learning-center/